Jouw bewaarplicht, 10 jaar vastgelegd.
Capsyra legt elk document vast in een eigen OmniCapsule, voor exact de wettelijke termijn. Niet langer, niet korter. Eén keer betaald, cryptografisch vastgelegd, altijd bewijsbaar bij controle.
Wie bewaart de documenten van je bedrijf, eigenlijk?
Dat is geen kritiek op je boekhouder, die houdt terecht zijn eigen dossier zorgvuldig bij, want daar is hij wettelijk voor verantwoordelijk. De documenten van jouw bedrijf bewaren is geen deel van die taak, die verantwoordelijkheid ligt bij jou. In de praktijk wordt daar zelden actief op gecontroleerd, tot het moment dat het er echt toe doet.
Risico 1 · Bestuurdersaansprakelijkheid bij faillissement
Ontbreken noodzakelijke boekhoudkundige stukken bij een faillissement, dan kan dat meetellen als onbehoorlijk bestuur. De bestuurder riskeert daarvoor persoonlijk aansprakelijk gesteld te worden.
Risico 2 · Afhankelijkheid van je boekhoudpakket
Stop je met betalen voor je boekhoudpakket of ERP-systeem, of wil je overstappen naar een ander pakket, dan verlies je vaak de toegang tot je eigen data, of kan je ze moeilijk en onvolledig exporteren. Bij Capsyra blijft je archief bewaard en beschikbaar, los van welk pakket je vandaag gebruikt.
Risico 3 · Faillissement van je archiefpartner
Zelfs als Capsyra zelf ooit zou stoppen, blijft je data bewaard voor de afgesproken termijn. Geen enkel risico ten opzichte van een derde partij.
Risico 4 · Amerikaanse cloudafhankelijkheid
Beperkt de VS ooit de toegang tot Amerikaanse clouddiensten, dan zit je data vast. Capsyra zet daarom bewust in op opslag bij Europese providers, onder Europese controle.
Dit is algemene informatie, geen juridisch advies. Bespreek je specifieke situatie met je boekhouder of een jurist.
Gemaakt voor kmo's én hun boekhouders.
Kies wie je bent, en zie de bijpassende voordelen.
Bewaring vastgelegd
Standaard tien jaar voor je hele dossier. Heb je een uitzondering nodig, bijvoorbeeld vastgoed met vijftien jaar, dan kies je gewoon een aparte OmniCapsule met die termijn.
Eén keer betalen, hele termijn gedekt
Je betaalt in één keer voor de volledige bewaartermijn. Vanaf dat moment kan je op elk moment aantonen dat je aan je bewaarverplichting hebt voldaan.
Bewijsbaar bij controle of faillissement
Elk document is cryptografisch vastgelegd. Je toont altijd aan dat je stukken bewaard zijn, ook als het bedrijf er niet meer is.
Toegang blijft, ook zonder je boekhoudpakket
Stop je met je boekhoudpakket of ERP, dan blijft je archief bij Capsyra toch bewaard.
Je archief overleeft alles
Je data blijft bewaard voor de afgesproken termijn, ook als Capsyra ooit zelf zou wegvallen.
Veilig volgens GDPR, werkt met je huidige pakket
Versleuteld opgeslagen op Europese servers, met volledige toegangslog. Capsyra werkt samen met Odoo en de andere pakketten die je vandaag al gebruikt.
Dek het deel dat jij niet controleert
Jij bewaart je eigen dossier al correct. Capsyra dekt het stuk waar je vandaag geen zicht op hebt: de documenten die je klant zelf moet bewaren.
Een extra dienst die je kan verkopen
Eén vaste termijn van tien jaar, makkelijk uit te leggen aan je klant en makkelijk aan te bieden naast je bestaande dienstverlening.
Minder blootstelling bij een faillissement of controle
Minder kans dat een controle bij je klant ontbrekende documenten aan het licht brengt. Bij Capsyra staat alles al vast, aantoonbaar en op tijd.
Vaste looptijd per klantdossier
Elk klantdossier krijgt zijn eigen, vastgelegde bewaartermijn, overzichtelijk over al je klanten heen.
Cryptografisch auditbewijs
Bij een controle toon je niet alleen dát iets bewaard is, maar ook sinds wanneer en door wie het is aangeleverd.
Onafhankelijk van boekhoudpakket, ERP of Capsyra zelf
Stopt een klant met zijn boekhoudpakket, of zou Capsyra ooit zelf wegvallen: de bewaring blijft lopen voor de afgesproken termijn.
Hoe lang moet je je boekhoudkundige documenten wettelijk bewaren in België?
Sinds de wet van 20 november 2022 geldt een bewaartermijn van tien jaar, voor boekjaren vanaf aanslagjaar 2023. Daarvoor was dat zeven jaar. Concreet betekent dit dat je documenten van boekjaar 2022 minstens tot eind 2032 moet bewaren. De termijnen zijn vastgelegd in het Wetboek van Economisch Recht, het Wetboek Inkomstenbelastingen en het Btw-Wetboek.
| Documenttype | Termijn | Termijn start | Basis |
|---|---|---|---|
| Boekhoudkundige stukken, boekjaar aanslagjaar 2023 of later | 10 jaar | 1 januari na afsluiting boekjaar | WIB92 art. 315 · Wet 20/11/2022 |
| Idem, t.e.m. aanslagjaar 2022 | 7 jaar | 1 januari na afsluiting boekjaar | Oude regeling WIB92 art. 315 |
| Btw-facturen en creditnota's, vanaf 1/1/2023 | 10 jaar | 1 januari na factuurdatum | WBTW art. 60 |
| Btw-facturen vóór 1/1/2023 | 7 jaar | 1 januari na factuurdatum | Oude regeling WBTW art. 60 |
| Interne stukken (geen bewijs t.o.v. derden) | 3 jaar | Datum van het stuk | WER art. III.86, lid 4 |
| Onroerend goed met btw-aftrek | 15 jaar | Jaar waarin recht op aftrek ontstond | Btw-herzieningstermijn onroerend goed |
| Archief vennootschap bij vereffening | 5 jaar | Bekendmaking afsluiting vereffening | CBN-advies 2011/21 |
Dit overzicht is niet uitputtend. Sectorspecifieke regels kunnen afwijkende termijnen opleggen.
Digitale bewaring is toegelaten zolang de gegevens ongewijzigd en toegankelijk blijven. Leggen meerdere wetboeken elk hun eigen termijn op voor hetzelfde document, dan is de langste termijn bepalend. Dit overzicht is algemene informatie en geen juridisch of fiscaal advies, bespreek je specifieke situatie met je boekhouder, accountant of een jurist.
Van bewaarplicht tot bewijs, in drie stappen.
Leg de bewaartermijn vast
Standaard tien jaar voor je hele dossier, dat dekt de meerderheid van je documenten in één keer. Heeft een document een afwijkende termijn nodig, dan open je daarvoor gewoon een aparte OmniCapsule met de juiste looptijd.
Eén keer betalen voor de volledige looptijd
Geen doorlopend abonnement. De vergoeding dekt de bewaring voor de hele termijn, in één keer.
Documenten aanleveren en cryptografisch vastleggen
Lever documenten aan vanuit Odoo of een ander pakket, of laad ze manueel op. Elk stuk wordt cryptografisch vastgelegd, bewijsbaar bij elke controle.
Werkt met de pakketten die je al gebruikt.
Odoo is live. De andere koppelingen staan in ontwikkeling en worden hier toegevoegd zodra ze klaar zijn.
Integraties gebouwd in samenwerking met NYBE.
Leg vandaag je data vast, zodat je er later gerust op kunt zijn.
Start meteen zelf, of plan eerst een demo van twintig minuten.